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在宅勤務に欠かせないMicrosoft Teamsの活用事例

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Microsoft Teamsはチャットを主体としたコラボレーションツールです。
Microsoft Teamsではメンバーによるチャット、テレビ会議、音声通話によるコミュニケーションやファイルの共有などをすべて、「ワークスペース」と呼ばれる画面で行うことができます。
その内容はチームに合わせてタブやコネクタ、ボットを使ってカスタマイズできます。

Microsoft Teamsは、Micrsoftの各種アプリケーション、サービスとの連携がバッチリなので、エクセルなどののOffice系アプリケーションを使用している方には、とても便利なツールです。
コロナ禍により在宅勤務が主流になる中、自分はTeamsがないと業務ができない状況です。

Microsoft Teamsの画面構成

画面左側にあるバーはアプリバーといいます。
その右側には作成したチームやチャネルが一覧表示される「チームリスト」です。
画面の右側の大部分を占める領域をワークスペースといいます。
画面右側上部にはサインインしたアカウントの写真が表示されます。
ここをクリックすると個人の設定を変更したり、プレゼンスを手動で変更することができます。プレゼンスはOutlookの予定と連動しています。

チャネルを作成する

チームの中にチャネルを作ります。
チャネルはチーム内で展開される会話やファイルの共有など、議題、テーマの単位で設定することができます。
チームを作るとデフォルトとして「一般」チャネルがありますが、テーマに合わせてチャネルを追加できます。
自分は所属する部署のチーム内に、業務単位でチャネルを設定しています。

チャネルを作成するときは、チーム名の横にある「…」(3点のドット)をクリックします。「チャネルの追加」をクリックすると、チームのチャネル作成画面が表示されます。
ここで作成するチャネル名を入力します。
必要に応じて説明欄にチャネルの説明を入力します。これは省略することも可能です。
追加ボタンを押すとチャネルが作成されます

チャネル内で会話する

作成したチャネルで会話を行います。
チャネルを選択し、チャネル内のワークスペース上部の会話タブが選択されていることを確認します。
ワークスペース下部にある「作成ボックス」にテキストを入力し、Enterキーを押すか、右下にある送信ボタンを押すとメッセージを投稿できます。

ファイルを共有する

作成ボックスの下には居つくかのボタンが並んでいます。
ここでは書式の設定やファイルの添付、絵文字やステッカーなどの検索ができます。
会話にファイルをアップロードするには、作成ボックスにファイルをドラッグ&ドロップして、送信ボタンを押すことでもできます。

ドラッグ&ドロップとは、移動させたい文字列や画像・ファイルの上で「左ボタン」を押したまま、マウスポインタを目的の場所まで移動させ(ドラッグ)、移動できたら「左ボタン」を離す(ドロップ)という操作のことです。

会話上で共有したファイルをクリックすると、Temas上でファイルが開き、Temas上で編集することができます。

投稿されたメッセージへのアクション

投稿されたメッセージへのアクションを行います。
多くのSNSサービスと同様に、メッセージに対して「いいね」を押すことができます。
メッセージを見たという記録を「いいね」で運用することができます。
自分の部署では「在宅勤務」というチャネルを作成し、在宅勤務開始時、終了時に報告コメントを入れてもらっています。
マネージャーである自分が確認したら「いいね」ボタンを押しています。

メンバーが投稿したメッセージに返信する場合は、メッセージの直下にある「返信」をクリックしてテキストを入力します。

ワークスペース下部にある作成ボックスでコメントを入力すると、新しい会話となり、会話が分断されてしまいますので注意が必要です。

オンライン会議を行う

チームメンバーとのオンライン会議も簡単にできます。

作成ボックスの下の「会議の開催」とクリックするとオンライン会議画面が表示されます。
必要に応じて件名を追加し、カメラのオンオフを設定して「会議を開始」をクリックすると、すぐにオンライン会議を開始できます。

会議の予定を入れる場合は「会議を設定します」をクリックします。
新しい会議ウインドウが表示されるので、タイトルや日時、招待するメンバーを設定します。
予定する会議にはチャネルメンバー以外も招待することが可能です。

Teamsの予定はOutlookと連携しているので、Outlookの予定表にも反映されます。
OutlookからTeams会議を設定することもできます。

このように、Microsoft Teamsは、Micrsoftの各種アプリケーション、サービスとの連携がバッチリなので、エクセルなどののOffice系アプリケーションを使用している方はぜひ使ってみてください。

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